Comment j’organise mes voyages de A à Z

Comment organiser ses voyages soi-même sans passer par une agence de voyage ou un tour opérateur ? Définir un itinéraire sans passer par un voyage sur catalogue ? Quelles étapes effectuer dans quel ordre ? Comment compiler les informations sur sa destination de vacances et rassembler tout ça en un planning ? C’est ce que je vais partager dans cet article.

Cette année, je réalise un rêve : je m’envole pour le Japon ! C’est le deuxième « gros » voyage de ma vie, un voyage qui m’emmène loin, pendant longtemps et où je ne reste pas tout le temps au même endroit. Voyager est l’une de mes passions, voire même un besoin vital. J’aime organiser mes visites, mes itinéraires, mes journées, en prévision de mon séjour (je ne suis pas une aventurière, je planifie beaucoup en amont 😅).

Ce voyage au Japon est probablement celui qui m’a demandé le plus d’investissement et de préparation (même si j’ai pu partager la tâche avec mon significant other). Quand je suis partie aux USA pendant 1 mois en road trip, il y a presque 10 ans, c’était mon premier gros voyage et j’étais passée par une agence de voyage, avec une formule pré-faite que j’avais juste légèrement ajustée. Cette fois, on s’est lancé dans l’organisation de A à Z !

Pourquoi organiser son voyage soi-même ?

Disons-le d’emblée : l’organisation de voyage, ça ne convient pas à tout le monde. Il n’y a aucun souci à passer par une agence de tourisme, ou à partir à l’aventure, si c’est ce qui te convient ! Il y a plein de raisons de passer via une formule toute faite ou presque, la majeure à mes yeux étant la charge mentale que tu peux déléguer à quelqu’un d’autre. Et si tu veux partir sans itinéraire et improviser, éclate-toi !

J’ai choisi de préparer celui-ci moi-même parce que j’avais envie de me sentir totalement « propriétaire » de ce voyage. Je suis une control freak, et déléguer c’est difficile pour moi (oui, même à des professionnels 😂). Je me suis dit qu’en organisant et réservant moi-même, j’étais en contrôle total de mon budget et que je pouvais soigneusement choisir où je voulais faire des coupes et où je voulais investir.

Autre point : J’ai eu quelques regrets après mon voyage aux Etats-Unis, car j’avais atterri dans des villes qui ne me convenaient et ne m’intéressaient absolument pas, juste parce que ça m’avait été bien vendu. Puisque le voyage était pré-organisé, j’ai à peine creusé les lieux proposés et ce que je voulais exactement faire. Je suis passée à côté de certaines choses alors que j’ai aussi eu le sentiment de perdre mon temps à certains endroits.

Finalement, la préparation, c’est le début du voyage. J’ai toujours rêvé d’aller au Japon, mais avant de commencer à préparer ce voyage j’étais incapable de situer Tokyo par rapport à Osaka, je ne savais pas ce qu’on pouvait faire un Japon, je partais quasiment de zéro. Cette préparation m’a obligée (avec plaisir !) à creuser, m’informer, comparer, jusqu’à créer un voyage sur-mesure. L’expérience nous le confirmera (des articles suivront sur ce périple au Japon 😉), mais je suis persuadée que ce voyage sera encore plus inoubliable car il sera taillé sur-mesure pour nous.

Organiser avec d’autres personnes, mode d’emploi

Les débuts de l’organisation du voyage ont été chaotiques avec mon chéri. Comme je le disais plus haut, je suis une control freak, je suis très organisée, limite maniaque et parfois à la limite de la psycho-rigidité… On a commencé par essayer de tout faire à deux, les recherches, les fichiers (oui, on a un fichier Excel avec une dizaine d’onglets pour ce voyage, ainsi qu’un Trello), etc. C’était la cata, on s’énervait à chaque fois et on n’avançait quasiment pas.

En discutant avec une amie, elle m’expliquait qu’elle avait partagé les tâches avec son mari pour l’organisation de leurs vacances. Chez eux, c’était plutôt pour une question de charge mentale et domestique, mais j’ai trouvé l’idée ingénieuse (pour quelqu’un comme moi, ce n’était pas du tout évident d’en arriver à cette idée !).

On s’est donc divisé les tâches pour ne pas se marcher sur les pieds. Au début, l’idée était inconfortable pour moi, mais on se rend vite compte que c’est très efficace, et si on est suffisamment alignés sur nos envies et nos exigences, on peut totalement faire confiance à l’autre !

Mon conseil, si vous partez à plusieurs (que ce soit à deux, en couple, ou en groupe), c’est d’utiliser cette stratégie. Il arrive trop souvent qu’une seule personne s’occupe de l’organisation de tout (généralement, la personne la plus anxieuse et/ou la plus organisée), ce qui fait peser un gros poids sur ses épaules. Non seulement elle doit prendre en charge toute l’organisation, les réservations… mais chez moi ça développait en plus une angoisse de bien faire pour ne pas décevoir les autres.

Stop ! On responsabilise tout le monde, tout le monde a la possibilité de prendre en charge une partie de l’organisation, tout le monde a des points forts et des intérêts spécifiques qu’il ou elle peut mettre à contribution pour le projet.

Première approche de la destination

Il y a quelques années, j’aurais acheté des livres. Aujourd’hui, Internet est une mine d’or (à toujours considérer d’un oeil critique évidemment). Les sites spécialisés et blogs, chaînes Youtube et comptes Instagram, sans parler des forums et groupes, fourmillent d’informations précieuses. J’ai une préférence personnelle pour les blogs, puis les sites spécialisés (en faisant un tri pour écarter les sites trop commerciaux et qui poussent à la vente/n’ont pas un avis neutre). J’évite de faire trop appel à des groupes et forums car j’aime me faire mon opinion et recueillir des infos plus « neutres » comme base.

La première étape, c’est de découvrir le « paysage » de la destination, la localisation des différentes grandes villes, les possibilités de transport et de logement, les types d’activités, spécialités culinaires, curiosités culturelles… Cela donne une première idée de ce qu’on va rechercher par la suite.

C’est aussi à cette étape que je commence à me renseigner sur les modalités du type :

• dans quelle langue pourra-t-on communiquer,
• faut-il un passeport, un visa ou d’autres formalités administratives,
• quels sont les moyens de transport préconisés et disponibles sur place,
• vaccins obligatoires et autres formalités médicales,
• quels sont les moyens de paiement acceptés, doit-on prendre du liquide, faut-il faire débloquer ses cartes bancaires,
• la météo selon les différents moments de l’année (et les régions),
• niveau de sécurité, points d’attention, choses à éviter…

💡Pour des paiements et retraits d’argent partout dans le monde et sur Internet, je recommande Revolut. C’est une carte Visa rechargeable via différents moyens (virement bancaire, Apple/Google pay, liaison à un compte bancaire…) qui permet de gérer son budget facilement mais surtout de payer à l’étranger sans frais* (dans beaucoup de pays et devises) !

C’est une carte très sécurisée et qu’on peut facilement configurer depuis son smartphone pour modifier la limite journalière, la possibilité de payer sans contact ou pas. On peut également bloquer une partie de l’argent dans un coffre-fort pour le séparer du « compte courant ». Bref, je suis fan depuis des années, c’est un de mes compagnons de voyage irremplaçables. (* jusqu’à une certaine limite, selon le plan choisi)

Outil : Trello

Pendant cette étape, j’utilise un tableau Trello. C’est un site gratuit qui permet de réaliser des tableaux divisés en colonnes (un Kanban pour celleux qui connaissent ça au boulot). On utilise souvent des colonnes « A faire », « En cours », « Bloqué », « Fait » dans le contexte du travail et de l’organisation des tâches, mais on peut nommer les colonnes comme on veut.

Chaque colonne contient des tuiles ou cartes qui peuvent être déplacées d’une colonne à l’autre, ou à l’intérieur d’une colonne. On peut les catégoriser par couleur, mettre des dates (deadlines), ajouter des liens et des images. C’est hyper complet et intuitif.

Pendant des mois, dès qu’on voyait une info intéressante, un endroit qui avait l’air sympa, un resto à investiguer… on l’ajoutait dans la colonne adéquate. Cela permet de garder et classer les infos pendant les recherches mais aussi quand on tombe sur un bon plan par hasard (en scrollant sur Instagram par exemple…). Un des avantages de Trello est qu’on peut collaborer sur un même tableau.

J’avais organisé le Trello en colonnes « Infos utiles », mais surtout « A regarder » (ça a l’air sympa, voyons si on peut le caser sur notre itinéraire/faisons des recherches pour être sûrs que ça nous tente), « A faire » (on a déjà vérifié, on va le faire), « Peut-être » (faisable mais on n’est pas totalement convaincus) et « Non » (on ne peut pas le faire ou ça ne nous tente pas du tout).

Un autre avantage par rapport à d’autres supports, c’est qu’on peut facilement renommer les colonnes, archiver des cartes et des colonnes (sans les supprimer), etc. Du coup notre Trello ne comportait plus exactement ces colonnes-là plusieurs mois plus tard, il a évolué avec notre préparation, mais voici à quoi cela ressemble :

Combien de temps rester sur place

Pour le Japon, on voulait réserver nos billets le plus tôt possible en espérant profiter de prix plus avantageux (on les a achetés environ 1 an à l’avance, avec les assurances qui vont bien évidemment, qui ne coûtent d’ailleurs pas très cher mais évitent beaucoup de soucis et de stress). On a travaillé sur l’itinéraire en deux temps, une première fois en mode grossier pour estimer le temps qu’on voudrait passer dans le pays.

On voulait s’assurer qu’on pouvait réserver pour un mois sans risquer de s’ennuyer (on était innocents à l’époque, pour rappel on ne connaissait quasiment rien du pays concrètement), mais aussi savoir quelles villes on allait traverser. Pour contextualiser, on savait déjà qu’on fera un voyage en train au Japon, mais on avait la possibilité d’aller au nord, au sud, de rester dans le centre…

On a donc réalisé un itinéraire grossier (je reviens sur la méthode un peu plus bas) mais suffisamment précis pour savoir combien de jours on passerait dans chaque ville. Pour cela, on devait déjà savoir plus ou moins ce qu’on voulait faire à chaque endroit, les contraintes horaires mais aussi la durée des transports dans la ville et entre deux villes. On avait ainsi une idée de la ville d’arrivée et de départ, ainsi que le nombre de jours dont on avait besoin. Enfin, dans notre cas, c’était plutôt l’inverse : on avait dès le départ l’idée de partir un mois, on voulait juste vérifier qu’on arriverait à créer un itinéraire pour cette durée.

💡Petite astuce en plus : Utilise les moteurs de recherche pour savoir combien de temps rester à un endroit. Parfois, il est difficile d’estimer le temps à prévoir pour une visite ou dans une certaine ville. En recherchant « Combien de temps rester à… » ou « Combien de temps est nécessaire pour visiter… », on trouve pas mal de réponses grâce à des forums de discussion. Si tu ne trouves pas la réponse de cette manière, tu peux poster ta question dans des groupes d’échange sur la destination pour connaître l’avis de plusieurs voyageurs et te faire une meilleure idée.

Réserver les vols / transports jusque la destination

L’étape la plus décisive pour moi est de réserver le transport jusqu’au pays de destination (l’avion ou les trains internationaux généralement, si on part avec son propre véhicule on peut directement commencer par les logements). Dès qu’on est certain·e du jour d’arrivée et du jour de départ et que le transport est assuré (réservé et confirmé), on peut commencer à réserver les logements.

Pour la voiture, petit rappel : si tu as une voiture privée, tu peux proposer du covoiturage via des sites comme BlaBlaCar, même sur des trajets internationaux. Cela permet de réduire un peu ton empreinte tout en remboursant une partie de ton carburant.

Pour le train, les trajets sont généralement vendus via un site officiel, il n’y a dès lors pas besoin de comparer les prix (sauf si tu as des bons plans à partager à ce sujet ?). Pour l’avion, on peut comparer différentes compagnies pour avoir une idée des prix pratiqués (on trouve des comparateurs à la pelle en faisant une recherche pour des billets sur Internet).

💡Partir quelques heures plus tôt ou plus tard permet parfois d’économiser de l’argent, mais ce n’est pas la seule chose à prendre en compte. Par exemple, si tu prends un vol très tôt, est-ce que ça t’oblige à prendre une nuit d’hôtel près de l’aéroport la veille ? Ou le vol beaucoup moins cher te fait-il perdre ta première journée sur place ?

D’un autre côté, si tu as de la flexibilité dans les dates, partir un ou quelques jours plus tôt ou plus tard peut aussi permettre d’économiser. Jette un oeil aux dates des congés scolaires ou autres événements majeurs sur place, compare les départs en semaine et le weekend (pour certaines destinations, le weekend est moins cher que la semaine par exemple), etc.

Pour ce voyage, nous avons réservé les billets via une agence en ligne (qui est des succursales en Belgique et qu’on a déjà utilisée pour d’autres voyages), après avoir comparé les prix avec celui du site de la compagnie aérienne (identiques), juste parce qu’il était possible de prendre une assurance annulation et support (une 40aine € si je me souviens bien). Ce qui nous a été bien utile, car nous avons réservé juste à la sortie de la pandémie du Covid19, et que quelques mois plus tard, la compagnie aérienne a supprimé une de ses liaisons. Grâce à notre assurance, l’agence nous a fourni le support nécessaire et a directement réservé une alternative qui nous convenait sans que nous ayons à gérer cela nous-mêmes (C’est un trajet qui coûtait plus cher et nous arrangeait mieux de base, auquel on a eu droit sans supplément. Prenez des assurances.)

💡Le bon plan que je peux vous donner pour réserver des vols et trajets en train (et bien d’autres services ou biens), c’est d’utiliser le service de cashback iGraal*, dont je suis membre depuis des années et qui m’a permis de pas mal récupérer sur mes voyages. (*lien de parrainage perso)

Créer l’itinéraire

Pour définir l’itinéraire, notre première source d’information a été le tableau Trello qu’on a créé et dont je parlais plus tôt dans cet article. On a pu facilement trier les cartes par ordre d’itinéraire, enlever les cartes des choses qui ne nous intéressaient pas finalement, et mettre des catégories de couleur sur les cartes selon qu’un de nous deux avait fait ses recherches ou que la ville ou l’endroit était finalisé (= dans notre itinéraire Excel).

Outil : Excel 365

Rien de tel qu’un fichier Excel (dixit la passionnée de l’organisation). Il existe probablement d’autres solutions, peut-être plus visuelles, mais je n’ai rien trouvé qui me convenait pour rassembler toutes les informations que je voulais garder. L’avantage avec Microsoft 365, c’est qu’on peut collaborer à plusieurs sur un même fichier sans risquer de perdre des informations.

On a organisé notre fichier en plusieurs onglets, dont le plus important est l’itinéraire, c’est-à-dire une découpe par jour et quasiment heure par heure de notre programme. Ca va sembler complètement dingue pour certain·es, mais c’est ce qui nous convient, encore plus pour une destination comme le Japon et quand on est dépendants des transports en commun.

C’est ce fichier qui deviendra notre feuille de route sur place, à consulter sur notre mobile ou sur tablette à l’hôtel, le but est qu’il soit donc clair et facile à utiliser, sans informations inutiles mais avec toutes les infos nécessaires. Il est peaufiné petit à petit (la version ci-dessous est encore trop brouillon pour pouvoir être facilement utilisée sur un petit écran).

L’idée est de renseigner le jour de la semaine (important pour les réservations, les horaires de transports en commun, etc), la date, la ville, les activités avec une estimation de l’heure de départ et d’arrivée, les horaires, le prix, les transports à prendre, l’adresse et les infos utiles (site web, consignes…).

On a inclus une ligne bien visible lorsqu’on change de ville, et une autre ligne bien visible pour chaque nuitée. On a également ajouter des points d’attention quand on doit penser à faire expédier nos bagages ou chercher une consigne, ou d’autres infos utiles quand à l’itinéraire lui-même.

Outil : Google Maps

Pour créer le planning de la journée, j’utilise Google Maps. On a déjà recensé tout ce qu’on voulait voir avec potentiellement une catégorisation (must have/nice to have) dans le Trello. On ne connaît pas du tout la géographie du Japon ni des villes elles-mêmes, l’idée est donc de chercher les différents points d’intérêt sur Google Maps (ou équivalent), de voir ceux qui sont proches et ceux qui sont au contraire « loin » (dans le cas du Japon, on partait du principe que 45 minutes ça commençait à faire beaucoup et 1 heure était le max).

Pour donner une direction, on n’allait pas caser deux points d’intérêt séparés de 1h l’un de l’autre dans la même demi-journée (ce n’est pas une règle immuable selon les endroits et ce qu’on fait après, mais s’il fallait essayer de simplifier notre raisonnement on pourrait partir de là).

Par contre, si on met 1h à aller d’un point A à un point B, mais que sur le chemin il y a les points A’, A », A »’, A » »…, qui eux sont à 10/15 minutes maxi l’un de l’autre, là on tient un itinéraire ! Le seule reproche que je peux faire à Google Maps est qu’on ne peut tracer des itinéraires entre plusieurs points que sur des trajets à pied ou en voiture, et pas des trajets en transports en commun. Il faut donc parfois jongler entre plusieurs pages pour se rendre compte de la proximité géographique, et connaître les temps réels de trajet.

On peut également partager et travailler collaborativement sur une carte Google Maps. On peut également créer des listes d’éléments sauvés sur Google Maps, mais pour les partager il faut absolument passer par l’application mobile Google Maps. Il est également possible de créer des calques (« layers ») pour afficher les points d’intérêt par groupe (on peut par exemple enregistrer les restos sur un calque et ne l’afficher qu’à l’heure de chercher un endroit pour manger, pour éviter de polluer visuellement l’itinéraire des visites).

Personnellement je n’ai pas enregistré les cartes de mes recherches mais pour les journées où on fera tout à pied, ou presque, on préparera certainement des cartes au jour le jour (pour ce voyage, on compte profiter des moments creux pour vraiment préparer le détail de nos journées pour les quelques jours à suivre). Les cartes peuvent être téléchargées en version hors-ligne (« offline »), c’est donc un bon plan de les préparer à l’hôtel ou dans un endroit où on peut se connecter en WiFi, pour ne pas consommer de données mobiles)

L’autre calcul à faire est le temps de trajet entre les villes, en fonction de l’heure à laquelle on peut/veut arriver, des activités prévues sur place, etc. Il faut toujours bien faire attention aux horaires des transports en commun qui varient selon les jours, les périodes (congés scolaires, etc.) et le moment de la journée, penser aux alternatives si un transport est annulé, ne pas oublier les déplacements d’un endroit jusqu’à l’arrêt de bus ou la gare, plus les quelques minutes d’attente, etc.

Mieux vaut dès le départ noter ce qui est primordial (en gras par exemple) pour savoir quelles étapes on peut sauter si on a un pépin ou du retard).

Note : Je ne sais pas si j’ai expliqué cette partie assez clairement, car pour moi c’est « évident », je fonctionne comme ça depuis toujours. N’hésite pas à poser des questions et demander des clarifications, cela m’aidera à étoffer l’article avec des informations et conseils utiles !

Réserver les logements

Quand le planning est décidé et qu’on sait où on va dormir chaque jour, on peut réserver les hôtels ou autres logements. Pour le Japon, on l’a fait en plusieurs fois, dès qu’on avait validé une « région ». On n’a pas vraiment eu le choix car une petite portion de notre itinéraire dépendait des logements qu’on pouvait trouver, dans une des régions où il y a très peu d’hôtels et de AirBnB (on a dû ajouter une nuitée dans un village uniquement car c’était le seul à disposer d’un logement touristique).

On a utilisé Booking pour toutes nos réservations. Pour le Japon, c’était particulièrement pratique puisque quasiment aucun site web n’est traduit en anglais, et que mon japonais est loin d’être assez bon ! On a également pu choisir facilement des options annulables quasiment jusqu’à la dernière minute (en sortant du Covid19, on a été prudents sur les conditions d’annulation). Les confirmations de réservation peuvent être générées en japonais automatiquement (utile si on doit justifier notre logement à l’entrée dans le pays ou pour toute autre raison). L’interface web et mobile permet de gérer facilement et de retrouver rapidement ses réservations, toutes au même endroit.

L’an dernier, nous sommes partis en Ecosse et nous avons dû changer nos plans le jour du départ à cause d’une grève à l’aéroport (et on a découvert la joie de faire un road trip en Grande Bretagne, ce qui finalement était une bonne découverte, mais ce n’est pas le sujet ici). J’ai remarqué à quel point c’était facile de modifier notre nuitée dans la première ville avec Booking ainsi que de réserver une nuitée pour le jour même depuis notre mobile, alors que pour annuler une nuitée que nous avions réservé en direct auprès d’un hôtel, nous avons eu besoin d’un ordinateur (ou aurions dû appeler).

Dans un pays où la langue sera un frein majeur à toutes nos interactions, c’est un luxe dont je ne voulais pas me passer !

L’autre option aurait été AirBnB, mais leurs conditions sont de moins en moins intéressantes concernant les annulations (ce que je comprends pour avoir été hôte dans le passé, mais en tant que voyageur·se c’est parfois décourageant), et lorsque nous avons comparé les options hôtels vs AirBnB pour le Japon, les prix étaient équivalents, en perdant en confort et en proximité si on choisissait l’option AirBnB (par contre, à voyager en groupe, ça peut devenir intéressant !). On espère également pouvoir profiter des services de conciergerie pour faire des réservations téléphoniques pour nous une fois sur place.

On peut parfois économiser un peu en variant les plateformes de réservation : en utilisant tantôt Booking, tantôt AirBnB, tantôt des réservations en direct, tantôt des moyens alternatifs. Si le budget est un point sensible dans l’organisation de ton voyage, n’hésite pas à comparer.

Cependant, à côté du budget, il faut aussi prendre en compte les conditions et la facilité d’annulation, la facilité de retrouver les infos, le support, les programmes fidélité… A mon sens, il vaut parfois mieux payer quelques dizaines d’€ en plus en échange d’un peu plus de « confort » administratif.

Tout le reste

Bah oui, il fallait bien utiliser les autres onglets de notre fichier Excel !

Concernant notre voyage au Japon, on a créé un recueil de quelques mots utiles (c’est bien de reconnaître le kanji de « Sortie » par exemple), et on a conservé des cartes des quartiers de Tokyo et Kyoto (c’est plus simple d’avoir les quelques images dans le fichier Excel que d’avoir un fichier Excel et des images séparés). Les autres onglets peuvent s’appliquer à la plupart des voyages.

Réservations de restaurants, activités, visites…

Il est souvent coutume au Japon d’ouvrir les réservations de tout type le mois d’avant, ou le 10 du mois précédent. On a préparé un planning des réservations avec la date d’ouverture (certaines activités sont prises d’assaut, il vaut mieux s’y attaquer dès l’ouverture), avec toutes les informations utiles pour les faire en temps voulu. Prends directement note de toutes les informations pour éviter de devoir consulter plusieurs fois le même site web, tu gagneras du temps et de l’énergie.

Après avoir organisé notre liste, on a noté ça dans un agenda pour ne pas les louper.

Bagages et choses à emporter

On a créé un onglet dans notre fichier Excel pour pouvoir noter les choses auxquelles on pensait, dès qu’on y pensait. Ca permet d’alléger l’esprit et d’éviter d’avoir des notes partout qui s’égarent 😉.

Restos, cafés, magasins

On garde une liste des restos et cafés qui ont l’air sympa, par ville (ou quartier pour les grandes villes). Il y a des restos qui atterrissent dans l’itinéraire parce qu’on veut absolument y aller, mais la plupart du temps on s’arrêtera sûrement là où ça sent bon ou là où la vitrine nous donne envie. Cependant on garde toujours ces quelques adresses supplémentaires dans un onglet au cas où on aurait envie de piocher dedans.

Hôtels

Avec l’application Booking (idem sur AirBnB), ce n’est pas absolument nécessaire, mais on a quand même la liste des hôtels avec l’adresse et les dates (ça permet de les avoir hors-ligne également).

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Voilà comment j’organise mes voyages de A à Z, j’espère recevoir pas mal de questions et réactions pour pouvoir améliorer cet article, car je me rends compte que c’est difficile de restituer quelque chose qu’on n’a pas dû apprendre à faire consciemment. J’espère que tu y as trouvé des infos et conseils utiles pour préparer ton prochain voyage. On se retrouve bientôt pour le compte rendu du Japon, reste connecté·e ! D’ailleurs, si tu as des questions spécifiques à ce sujet, pose-les en commentaires 🤗.