Comment organiser ses voyages soi-même sans passer par une agence de voyage ou un tour opérateur ? Définir un itinéraire sans passer par un voyage sur catalogue ? Quelles étapes effectuer dans quel ordre ? Comment compiler les informations sur sa destination de vacances et rassembler tout ça en un planning ? C’est ce que je vais partager dans cet article.

En 2023, j’ai réalisé un rêve d’enfant : je me suis envolée pour le Japon et j’y suis restée un mois, j’ai parcouru environ 1 500 kilomètres (à vol d’oiseau), je me suis déplacée uniquement en transports en commun, j’ai expérimenté les villes, la campagne, la montagne…

Ce voyage au Japon est probablement celui qui m’a demandé le plus d’investissement et de préparation. Mais je ne regrette absolument pas d’avoir absolument tout organisé moi-même.

Pourquoi organiser son voyage soi-même ?

Quand je suis partie en road trip aux USA pendant un mois, presque dix ans avant de visiter le Japon, c’était mon premier voyage aussi loin et aussi long. J’étais passée par une agence de voyage par sécurité, avec une formule prête-à-l’emploi que j’avais légèrement ajustée. Et je l’ai regretté.

Disons-le d’emblée : l’organisation de voyage, ça ne convient pas à tout le monde. Il n’y a aucun souci à passer par une agence de tourisme, ou tout au contraire à partir à l’aventure sans rien planifier, si c’est ce qui te convient ! Il y a plein de raisons de passer via une formule toute faite ou presque, la principale à mes yeux étant la charge mentale que tu peux déléguer à quelqu’un d’autre. Et si tu veux partir sans itinéraire et improviser, éclate-toi !

J’ai choisi de préparer celui-ci moi-même parce que j’avais envie de me sentir totalement « propriétaire » de ce voyage. Je suis une control freak et je n’ai pas confiance en beaucoup de gens (encore moins des inconnu·es), donc déléguer c’est difficile pour moi (oui, même à des professionnel·les 😂).

Je me suis dit qu’en organisant et réservant moi-même, j’étais en contrôle total de mon budget et que je pouvais soigneusement choisir les postes de dépense où je voulais investir, et ceux où j’étais prête à faire des concessions.

C’était plus facile de prendre ces décisions budgétaires en étant seule face à mon plan de voyage, que dans une agence avec des choix limités et pas de recul.

Autre point : J’ai eu quelques regrets après mon voyage aux Etats-Unis, réservé auprès d’une agence, car j’avais atterri dans des villes qui ne me convenaient et ne m’intéressaient absolument pas, juste parce que ça m’avait été bien vendu. Puisque le voyage était pré-organisé, j’avais à peine creusé les lieux proposés et ce que je voulais exactement faire. Je suis passée à côté de certaines choses alors que j’ai aussi eu le sentiment de perdre mon temps à certains endroits.

Quand le voyage est déjà organisé par quelqu’un d’autre, j’ai vraiment du mal à trouver la motivation de tout revoir par moi-même, et c’est plus difficile de savoir si l’itinéraire proposé me convient vraiment.

Finalement, la préparation, c’est le début du voyage. J’ai toujours rêvé d’aller au Japon, mais avant de commencer à préparer ce voyage j’étais incapable de situer Tokyo par rapport à Osaka, je ne savais pas ce qu’on pouvait faire un Japon, je partais quasiment de zéro. Cette préparation m’a obligée (avec plaisir !) à creuser, m’informer, comparer, jusqu’à créer un voyage sur-mesure.

J’ai pu forger ma propre opinion sans être influencée par quelqu’un qui a des impératifs commerciaux.

Organiser avec d’autres personnes, mode d’emploi

Les débuts de l’organisation du voyage ont été chaotiques avec mon partenaire. On a commencé par essayer de tout faire à deux, les recherches, les fichiers (oui, on a un fichier Excel avec une dizaine d’onglets pour ce voyage, ainsi qu’un Trello), etc. C’était la cata, on s’énervait à chaque fois et on n’avançait quasiment pas.

En fait, ça avait plus de sens de partager les tâches pour ne pas se marcher sur les pieds. Au début, l’idée était inconfortable pour moi, mais on se rend vite compte que c’est très efficace, et si on est suffisamment alignés sur nos envies et nos exigences, on peut totalement faire confiance à l’autre !

Mon conseil, si vous partez à plusieurs (que ce soit à deux, en couple, ou en groupe), c’est d’utiliser cette stratégie. Il arrive trop souvent qu’une seule personne s’occupe de l’organisation de tout (généralement, la personne la plus anxieuse et/ou la plus organisée), ce qui fait peser un gros poids sur ses épaules. Non seulement elle doit prendre en charge toute l’organisation, les réservations… mais chez moi ça développait en plus une angoisse de bien faire pour ne pas décevoir l’autre.

Stop ! On responsabilise tout le monde, tout le monde a la possibilité de prendre en charge une partie de l’organisation, tout le monde a des points forts et des intérêts spécifiques qu’il ou elle peut mettre à contribution pour le projet.

Ce n’est pas grave si la charge (en heures) n’est pas parfaitement répartie entre les participant·es, certaines personnes ont plus d’énergie, de temps et/ou de motivation pour ce genre de tâches ! L’important, c’est que personne ne se sente lésé·e ou utilisé·e.

Première approche de la destination

Il y a quelques années, j’aurais acheté des livres. Aujourd’hui, Internet est une mine d’or (à toujours considérer avec oeil critique évidemment). Les sites spécialisés et blogs, chaînes Youtube et comptes Instagram, sans parler des forums et groupes, fourmillent d’informations précieuses. J’ai une préférence personnelle pour les blogs, ensuite les forums (comme Reddit), puis les sites spécialisés (en faisant un tri pour écarter les sites trop commerciaux et qui poussent à la vente/n’ont pas un avis neutre).

La première étape, c’est de découvrir le « paysage » de la destination :

• la localisation des différentes grandes villes,
• les possibilités de transport et de logement,
• les types d’activités et de points d’intérêt,
• les spécialités culinaires,
• les curiosités culturelles,
• les particularités liées aux saisons…

Tout ça donne une première idée de ce qu’on va rechercher par la suite. C’est aussi à cette étape que je commence à me renseigner sur les modalités du type :

• dans quelle langue pourra-t-on communiquer,
• faut-il un passeport, un visa ou d’autres formalités administratives,
• quels sont les moyens de transport préconisés et disponibles sur place,
• vaccins obligatoires et autres formalités médicales,
• quels sont les moyens de paiement acceptés, doit-on prendre du liquide, faut-il faire débloquer ses cartes bancaires,
• la météo selon les différents moments de l’année (et les régions),
• niveau de sécurité, points d’attention, choses à éviter…

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Pour des paiements et retraits d’argent partout dans le monde et sur Internet, je recommande Revolut. C’est une carte Visa rechargeable via différents moyens (virement bancaire, Apple/Google pay…) qui permet de gérer son budget facilement mais surtout de payer à l’étranger sans frais dans beaucoup de pays et devises !

• Créer un compte Revolut et profiter d’avantages de parrainage

C’est une carte très sécurisée et qu’on peut facilement configurer depuis son smartphone pour modifier par exemple la limite journalière et la possibilité de payer sans contact ou pas. On peut également bloquer une partie de l’argent dans un coffre-fort pour le séparer du « compte courant », ou encore ajouter des labels à ses dépenses pour les analyser plus tard. Je l’utilise depuis des années en voyage.

Puisqu’elle permet de changer des devises à l’avance, elle permet aussi de profiter des taux de change au moment où ils sont le plus intéressants. Pour partir au Japon par exemple, j’ai pu transformer mes euros en yens à un moment où le yen était bas. J’ai donc eu plus de yens pour la même valeur en euros.

Outil : Trello

Pendant cette étape, j’utilise un tableau Trello. C’est un site gratuit qui permet de réaliser des tableaux Kanban, divisés en colonnes. Dans le monde du travail, on l’utilise souvent pour créer des colonnes « À faire », « En cours », « Fait », mais l’outil permet de nommer les colonnes comme on veut et d’en créer autant qu’on veut.

Chaque colonne contient des tuiles ou cartes qui peuvent être déplacées d’une colonne à l’autre, ou à l’intérieur d’une colonne. On peut les catégoriser par couleur, mettre des dates, ajouter des liens et des images. C’est hyper complet et intuitif.

Pendant des mois, avec mon partenaire, dès qu’on voyait une info intéressante, un endroit qui avait l’air sympa, un resto à investiguer… on l’ajoutait dans la colonne adéquate. Cela permet de garder et classer les infos pendant les recherches, mais aussi quand on tombe sur un bon plan par hasard (en scrollant sur Instagram par exemple…). Un des avantages de Trello est qu’on peut collaborer sur un même tableau.

J’avais organisé le Trello en colonnes plusieurs :

• Infos utiles : des choses à garder, comme les noms des médicaments au Japon, le numéro d’aide pour les touristes, des sites de planification de trajets en train…
• À regarder : les choses qui ont l’air sympa, mais qui demandent encore un peu d’investigation (est-ce vraiment bien ? est-ce que ça colle avec notre itinéraire ? quelles sont les heures d’ouverture…)
• À faire : ce qui est déjà vérifié et décidé
• Peut-être : faisable, mais on n’est pas totalement convaincus, ou ce n’est pas un priorité*
• Non : on ne peut ou veut pas le faire (parfois on note pourquoi c’est recalé pour s’en souvenir, au cas où on aurait des doutes plus tard)

*Je garde toujours des « fillers« , des endroits et activités qui ont l’air sympa mais moins que d’autres. Si jamais on se retrouve avec plus de temps libre que prévu, une fois sur place, ou si on doit annuler autre chose, on peut piocher là-dedans !

Mon Trello évolue au cours de la préparation du voyage. Après une première salve de recherches pour dégrossir un peu, je passe à la création de l’itinéraire.

Un autre avantage de Trello, c’est qu’on peut facilement renommer les colonnes, archiver des cartes et des colonnes (sans les supprimer), etc. Du coup, notre Trello a évolué plusieurs fois au fil de notre préparation.

Combien de temps rester sur place

Pour le Japon, on voulait réserver nos billets le plus tôt possible en espérant profiter de prix plus avantageux (on les a achetés environ 1 an à l’avance). On a travaillé sur l’itinéraire en deux temps, une première fois en mode grossier pour estimer le temps qu’on voudrait passer dans le pays.

On voulait s’assurer qu’on pouvait réserver pour un mois sans risquer de s’ennuyer (on était innocents à l’époque, pour rappel on ne connaissait quasiment rien du pays concrètement), mais aussi savoir quelles villes on allait traverser. Pour contextualiser, on savait déjà qu’on ferait un voyage en train au Japon, mais on avait la possibilité d’aller au nord, au sud, de rester dans le centre…

On a donc réalisé un itinéraire grossier (je reviens sur la méthode un peu plus bas) mais suffisamment précis pour savoir combien de jours on passerait dans chaque ville. Pour cela, on devait déjà savoir plus ou moins ce qu’on voulait faire à chaque endroit, les contraintes horaires mais aussi la durée des transports à l’intérieur de la ville et entre deux villes. On avait ainsi une idée de la ville d’arrivée et de départ, ainsi que le nombre de jours dont on avait besoin. Enfin, dans notre cas, c’était plutôt l’inverse : on avait dès le départ l’idée de partir un mois, on voulait juste vérifier qu’on arriverait à créer un itinéraire pour cette durée.

Réserver les vols / transports jusque la destination

L’étape la plus décisive pour moi est de réserver le transport jusqu’au pays de destination (pour l’avion surtout, et parfois pour les trains internationaux), sauf si on part avec son propre véhicule. Dès qu’on est certain·e du jour d’arrivée et du jour de départ, et que le transport est assuré (réservé et confirmé), on peut commencer à réserver les logements.

Pour la voiture, petit rappel : si tu as une voiture privée, tu peux proposer du covoiturage via des sites comme BlaBlaCar, même sur des trajets internationaux. Cela permet de réduire un peu ton empreinte carbone tout en remboursant une partie de ton carburant.

Pour le train, les trajets sont généralement vendus via un site officiel, il n’y a dès lors pas besoin de comparer les prix.

Pour l’avion, on peut comparer différentes compagnies pour avoir une idée des prix pratiqués (on trouve des comparateurs à la pelle en faisant une recherche pour des billets sur Internet).

D’un autre côté, si tu as de la flexibilité dans les dates, partir un ou quelques jours plus tôt ou plus tard peut aussi permettre d’économiser. Jette un oeil aux dates des congés scolaires ou autres événements majeurs sur place, compare les départs en semaine et le weekend (pour certaines destinations, le weekend est moins cher que la semaine par exemple), etc.

Pour ce voyage, nous avons réservé les billets via une agence en ligne, après avoir comparé les prix avec celui du site de la compagnie aérienne (identiques), juste parce qu’il était possible de prendre directement une assurance annulation et support (environ 40€). Ce qui nous a été bien utile, car nous avons réservé juste à la sortie de la pandémie du Covid19, et quelques mois plus tard, la compagnie aérienne a supprimé une de ses liaisons. Grâce à notre assurance, l’agence nous a fourni le support nécessaire et a directement réservé une alternative qui nous convenait sans que nous ayons à gérer cela nous-mêmes ni à payer le supplément. (C’était un trajet qui coûtait plus cher.)

Je récupère une partie du prix payé pour certaines réservations our réserver des vols et trajets en train grâce à iGraal (lien de parrainage), dont je suis membre depuis des années et qui m’a déjà permis de récupérer des centaines d’euros au cumulé sur mes voyages.

Créer l’itinéraire

Une fois toutes les villes et tous les points d’intérêt répertoriés dans le tableau Trello, avec les informations importantes (temps de trajet, heures d’ouverture…), on peut facilement réarranger les cartes dans un ordre cohérent pour former un itinéraire. Ensuite, je transpose tout ça dans un fichier Excel.

J’imagine que certaines personnes se contenteront parfaitement de Trello OU d’Excel, mais moi j’aime bien avoir les deux supports, ça permet de présenter les informations différemment.

Outil : Excel 365

Rien de tel qu’un fichier Excel (dixit la passionnée de l’organisation). Il existe probablement d’autres solutions, peut-être plus visuelles, mais je n’ai rien trouvé qui me convenait pour rassembler toutes les informations que je voulais garder. L’avantage avec Office 365, c’est qu’on peut collaborer à plusieurs sur un même fichier sans risquer de perdre des informations, et qu’on peut aussi les consulter facilement sur son smartphone.

On a organisé notre fichier en plusieurs onglets, dont le plus important est l’itinéraire, c’est-à-dire une découpe par jour et par moment de la journée de notre programme. Ça va sembler complètement dingue pour certain·es, mais c’est ce qui nous convient, encore plus pour une destination comme le Japon où on est dépendant·es des transports en commun.

C’est ce fichier qui deviendra notre feuille de route sur place, à consulter sur notre mobile ou sur tablette à l’hôtel. Le but est qu’il soit donc clair et facile à utiliser, sans informations inutiles mais avec tous les points nécessaires. Il est peaufiné petit à petit (la version ci-dessous est encore trop brouillon pour pouvoir être facilement utilisée sur un petit écran).

L’idée est de renseigner le jour de la semaine (important pour les réservations, les horaires de transports en commun, etc), la date, la ville, les activités avec une estimation de l’heure de départ et d’arrivée, les horaires, le prix, les transports à prendre, l’adresse et les infos utiles (site web, consignes…).

Outil : Google Maps

Pour créer le planning de la journée, j’utilise Google Maps. On a déjà recensé tout ce qu’on voulait voir avec potentiellement une catégorisation (à faire absolument / à faire si on a le temps) dans le Trello. L’idée est maintenant de chercher les différents points d’intérêt sur Google Maps (ou équivalent), de voir ceux qui sont proches et ceux qui sont au contraire « loin ».

C’est comme ça que je crée mes itinéraires : je place un point A et un point B, je vois s’ils sont proches et s’il y a d’autres points d’intérêt entre eux deux. J’ajoute progressivement les lieux pour former un chemin continu, une succession de points qu’on veut visiter. Quand les lieux sont trop éloignés pour être visités à pied, je crée plusieurs itinéraires qui devront être reliés par un transport.

Avec cette carte, je sais combien de temps à pied mon itinéraire prend (sans compter les visites elles-mêmes), et donc juger si c’est réalisable ou s’il faut prendre des transports en commun. Je peux visualiser le trajet sur la carte, et le jour J, je lancerai directement la navigation grâce au lien de l’itinéraire.

Le seul reproche que je peux faire à Google Maps est qu’on ne peut tracer des itinéraires entre plusieurs points que sur des trajets à pied ou en voiture, et pas des trajets en transports en commun. Il faut donc parfois jongler entre plusieurs pages pour se rendre compte de la proximité géographique, et connaître les temps réels de trajet.

On peut également partager et travailler collaborativement sur une carte Google Maps. On peut créer des listes d’éléments sauvegardés sur Google Maps, mais pour les partager il faut absolument passer par l’application mobile Google Maps. Il est également possible de créer des calques (« layers ») pour afficher les points d’intérêt par groupe (on peut par exemple enregistrer les restos sur un calque et ne l’afficher qu’au moment de chercher un endroit pour manger, pour éviter de polluer visuellement l’itinéraire des visites).

Les cartes peuvent être téléchargées en version hors-ligne (« offline »), c’est donc un bon plan de les préparer à l’hôtel ou dans un endroit où on peut se connecter en WiFi, pour ne pas (ou peu) consommer de données mobiles pendant le trajet.

L’autre calcul à faire est le temps de trajet entre les villes, en fonction de l’heure à laquelle on peut/veut arriver, des activités prévues sur place, etc. Il faut toujours bien faire attention aux horaires des transports en commun qui varient selon les jours de la semaine, les périodes (congés scolaires, etc.) et le moment de la journée, penser aux alternatives si un transport est annulé, ne pas oublier les déplacements d’un endroit jusqu’à l’arrêt de bus ou la gare, plus les quelques minutes d’attente, etc.

Mieux vaut dès le départ noter ce qui est primordial (en gras par exemple) pour savoir quelles étapes on peut sauter si on a un pépin ou du retard.

Note : Je ne sais pas si j’ai expliqué cette partie assez clairement, car pour moi c’est « évident », je fonctionne comme ça depuis toujours. N’hésite pas à poser des questions et demander des clarifications, cela m’aidera à étoffer l’article avec des informations et conseils utiles !

Réserver les logements

Quand le planning est décidé et qu’on sait où on va dormir chaque jour, on peut réserver les hôtels ou autres logements. Pour notre premier voyage au Japon, on l’a fait en plusieurs fois : dès qu’on avait validé une « région », on réservait les logements de nos différentes étapes. On n’a pas vraiment eu le choix car une petite portion de notre itinéraire dépendait des logements qu’on pouvait trouver, dans une des régions où il y a très peu d’hôtels et de AirBnB (on a dû ajouter une nuitée dans un village qu’on ne visitait uniquement car c’était le seul à disposer d’un logement touristique).

Pour notre deuxième voyage au Japon, on a réservé tous les logements d’un coup car on n’avait pas ce genre de contrainte.

On a utilisé Booking pour toutes nos réservations. Pour le Japon, c’était particulièrement pratique puisque quasiment aucun site web n’est traduit en anglais, et que mon japonais est loin d’être assez bon ! On a également pu choisir facilement des options annulables quasiment jusqu’à la dernière minute (en sortant du Covid19, on a été prudents sur les conditions d’annulation). Les confirmations de réservation peuvent être générées en japonais automatiquement. L’interface web et mobile permet de gérer facilement et de retrouver rapidement ses réservations, toutes au même endroit.

Dans le passé, nous étions partis en Ecosse et avions dû changer nos plans le jour du départ à cause d’une grève à l’aéroport (et on a découvert la joie de faire un road trip en Grande Bretagne, ce qui finalement était une bonne découverte, mais ce n’est pas le sujet ici). J’ai remarqué à quel point c’était facile de modifier notre nuitée dans la première ville avec Booking ainsi que de réserver une nuitée pour le jour même depuis notre mobile, alors que pour annuler une nuitée que nous avions réservé en direct auprès d’un hôtel, nous avons eu besoin d’un ordinateur (ou aurions dû appeler).

On peut parfois économiser un peu en variant les plateformes de réservation : en utilisant tantôt Booking, tantôt AirBnB, tantôt des réservations en direct, tantôt des moyens alternatifs. Si le budget est un point sensible dans l’organisation de ton voyage, n’hésite pas à comparer.

Cependant, à côté du budget, il faut aussi prendre en compte les conditions et la facilité d’annulation, la facilité de retrouver les infos, le support, les programmes fidélité… A mon sens, il vaut parfois mieux payer quelques dizaines d’euros en plus en échange d’un peu plus de « confort » administratif.

Tout le reste

Bah oui, il fallait bien utiliser les autres onglets de notre fichier Excel !

Concernant notre voyage au Japon, on a créé un recueil de quelques mots utiles, et on a conservé des cartes des quartiers de Tokyo et Kyoto (c’est plus simple d’avoir les quelques images dans le fichier Excel que d’avoir un fichier Excel et des images séparés).

Dans les autres onglets, on avait les informations suivantes :

Réservations de restaurants, activités, visites…

Il est souvent coutume au Japon d’ouvrir les réservations de tout type le mois d’avant, ou le 10 du mois précédent. On a préparé un planning des réservations avec la date d’ouverture (certaines activités sont prises d’assaut, il vaut mieux s’y attaquer dès l’ouverture), avec toutes les informations utiles pour les faire en temps voulu.

Prends directement note de toutes les informations pour éviter de devoir consulter plusieurs fois le même site web, tu gagneras du temps et de l’énergie.

Après avoir organisé notre liste, on a noté ça dans un agenda pour ne pas les louper.

Bagages et choses à emporter

On a créé un onglet dans notre fichier Excel pour pouvoir noter les choses auxquelles on pensait, dès qu’on y pensait. Ça permet d’alléger l’esprit et d’éviter d’avoir des notes partout qui s’égarent. Et en plus, ça sert à nouveau lors du prochain voyage.

Restos, cafés, magasins

On garde une liste des restos et cafés qui ont l’air sympa, par ville (ou quartier pour les grandes villes). Il y a des restos qui atterrissent dans l’itinéraire parce qu’on veut absolument y aller, mais la plupart du temps on s’arrête là où ça sent bon ou là où la vitrine nous donne envie.

Cependant on garde toujours ces quelques adresses supplémentaires dans un onglet au cas où on aurait envie de piocher dedans.

Hôtels

Avec l’application Booking (idem sur AirBnB), ce n’est pas absolument nécessaire, mais on a quand même la liste des hôtels avec l’adresse et les dates (ça permet de les avoir hors-ligne également).

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Voilà comment j’organise mes voyages de A à Z, j’espère recevoir pas mal de questions et réactions pour pouvoir améliorer cet article, car je me rends compte que c’est difficile de restituer mon mode opératoire. J’espère que tu y as trouvé des infos et conseils utiles pour préparer ton prochain voyage.