Réapprendre à étudier quand on est adulte

Je conseille régulièrement de trier, organiser et classer sa “vie numérique“, qu’il s’agisse des fichiers sur son PC, de ses e-mails, de son stockage Cloud… Plusieurs bonnes raisons de suivre ce conseil :

  • Le stress : Tu as déjà passé 1 heure à chercher ce ****** d’e-mail qui contient l’information super importante dont tu as besoin pour remplir un document méga urgent à rendre pour hier ?
  • Tout ce qui est stocké en ligne (espaces Cloud, boîtes mail…) consomme de l’énergie et pollue.
  • Plus un appareil stocke d’informations, de fichiers, d’applications… plus il est lent et va vieillir rapidement.
  • Jusqu’à preuve du contraire, conserver 7 photos quasiment identiques dont 4 sont totalement floues ne sert à rien.
  • En résumé : faciliter sa vie au quotidien, diminuer son empreinte écologique, s’alléger.

Cependant, je n’avais pas réalisé jusqu’alors que tout le monde n’est pas un·e geek en puissance, tout le monde n’est pas à l’aise avec les outils informatiques, et ce qui me semble évident peut s’avérer totalement nébuleux pour d’autres. Il y a donc potentiellement un tas de personnes qui ont réellement envie d’être mieux organisées, de s’y retrouver facilement, de ne pas être des pollueur·ses passif·ves, mais qui ne savent juste pas comment s’y prendre !

Ce guide est un guide “technique”, une marche-à-suivre, un tutoriel, vulgarisé, par une geek, pour les non-geek, afin de pouvoir :

Contenu de l’article

J’ai essayé de survoler les outils utilisés par la plupart des gens, mais ce guide pourra être mis à jour en fonction de vos demandes ! Laissez des commentaires pour me permettre de le compléter.

Trier et classer ses e-mails

Les e-mails semblent petits, inoffensifs… Pourtant, ils polluent ! Ces quelques lignes de texte sont stockées sur des serveurs qui ont besoin d’électricité, de circuits de refroidissement, d’une infrastructure gigantesque… De plus, toutes les informations stockées en ligne sont la cible potentielle de vol de données. Sans parler du temps que l’on perd à les traiter.

Le premier bon réflexe est de se désabonner des newsletters que l’on ne lit pas, au lieu de les supprimer à chaque fois. En bas de chaque newsletter en règle au niveau législatif, il doit y avoir un lien “Se désabonner” qui permet de demander la désinscription en un clic. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à répondre à l’e-mail pour demander de ne plus en recevoir, en invoquant les RGPD, avec un ton menaçant.

Stocker ses e-mails sur un support physique

La meilleure tactique est de stocker les informations importantes sur un support physique (clé USB, carte mémoire, disque dur externe) : en effet, le stockage sur support physique personnel est le seul moyen de conserver des données sans consommer d’énergie.

Pour des données vraiment importantes, on peut enregistrer le fichier sur deux supports différents (dans le cas où un des supports tombe en panne) : il peut s’agir de son ordinateur et d’un support externe, ou de deux supports externes (rangés dans des endroits différents).

Stocker sur un support physique non connecté à Internet vous protège également du vol de données !

Cette démarche peut prendre du temps, alors de manière générale, voici une autre bonne habitude à prendre : ne conserver ou ne sauvegarder que le dernier e-mail d’une conversation, il contient tout l’historique de la conversation. Ce n’est pas la peine de garder chaque mail envoyé et reçu s’il s’agit d’une réponse à un mail précédent.

Sauvegarder ses e-mails depuis Hotmail, Msn, Outlook, Outlook 365, Live…

Dans l’e-mail à sauvegarder, cliquer sur l’icône “…”. Cette icône est utilisée dans beaucoup de programmes et représente les options supplémentaires.

Cliquer ensuite sur “Imprimer” (on ne va pas imprimer sur papier, pas de panique).

Cliquer de nouveau sur “Imprimer” dans la fenêtre qui s’ouvre.

Dans Destination, choisir “Enregistrer au format PDF” puis cliquer sur “Enregistrer”.

Exporter ses e-mails depuis Microsoft Office Outlook (professionnel)

Cliquer sur l’e-mail à enregistrer, puis “File/Fichier” (en haut à gauche), “Print/Imprimer”, et dans Printer sélectionner “Microsoft print to pdf”.

Enregistrer ses e-mails depuis Gmail

Dans un e-mail Gmail, une icône “imprimante” permet de passer directement à la fenêtre d’impression. Il suffit alors de sélectionner “Enregistrer au format pdf” dans Destination et de cliquer sur Enregistrer.

Ensuite… (Commun aux 3 tutoriels)

Choisir le dossier où enregistrer l’e-mail. Regardez bien où vous l’enregistrez. Le mieux est de créer un dossier dédié dans un espace que vous pouvez rapidement retrouver. Si vous comptez enregistrer le dossier sur un périphérique externe, le plus facile est de créer ce dossier sur le Bureau. Le bouton “Nouveau dossier” (en haut à gauche) permet de créer un dossier dans le répertoire courant, si ce n’était pas encore fait. Choisissez un nom qui vous permettra instinctivement de retrouver l’e-mail en question et vérifiez que le type est bien .pdf.

Cliquer sur Enregistrer.

Le format pdf est un format léger qui peut être lu sur quasiment tous les supports, peut facilement être envoyé…

Pièces jointes

Parfois, le corps de l’e-mail n’est pas important et il suffit d’enregistrer les pièces jointes (des fichiers attachés à l’e-mail). Attention, les pièces jointes ne sont pas enregistrées en même temps que l’e-mail. Si vous avez besoin du corps de l’e-mail ET de la pièce jointe, il faut effectuer les deux opérations.

Dans Outlook, Hotmail… un bouton permet de télécharger directement la pièce jointe. Le fichier se trouvera dans le dossier “Downloads” ou “Téléchargements” sur l’ordinateur. Cela se présente de la même manière dans la version professionnelle de Outlook.

Dans Gmail, en plaçant sa souris sur la pièce jointe (sans cliquer), le bouton de téléchargement apparaît.

Trier, classer, organiser, ranger, ses e-mails

Il est parfois utile de garder des e-mails dans sa boîte mail : on peut les consulter partout, tout le temps, à condition d’avoir une connexion Internet. Il est également inutile d’exporter ses e-mails lorsqu’on sait qu’on n’en aura pas besoin sur le long terme, ou qu’on devra s’y référer rapidement (par exemple : commande en attente de livraison, dossier en cours).

Pour retrouver facilement vos e-mails :

  • créez des dossiers aux noms évocateurs, concis et clairs pour vous : suffisamment pour que chaque dossier ne contienne pas trop d’e-mails, mais pas trop pour ne pas complexifier la gestion plus que nécessaire,
  • ne gardez que le dernier e-mail de la conversation : il contient tout l’historique des échanges,
  • nettoyez régulièrement votre boîte des e-mails inutiles,
  • prévoyez des dossiers pour les e-mails à garder sur le court terme (commande, dossier… en cours) : vous saurez que ces dossiers nécessitent des nettoyages plus réguliers.

Quelques idées de dossiers utiles (à adapter selon vos habitudes et vos besoins) :

  • Commandes en cours : vous y placez les confirmations de commande en attendant d’avoir réceptionné la marchandise.
  • Réservations : si vous vous inscrivez régulièrement à des événements, concerts… en ligne et que vous voulez pouvoir retrouver facilement votre réservation en cas de besoin.
  • Travail : des e-mails auxquels vous devez pouvoir vous référer facilement et rapidement, ou vos recherches d’emploi, candidatures…
  • Bons de réduction : si vous recevez parfois des codes de réduction suite à un parrainage ou autre, et dont la date limite d’utilisation est assez éloignée dans le temps.

Créer et organiser ses dossiers dans Outlook, Hotmail…

A gauche, en bas de la liste de dossiers existants, un lien “Nouveau dossier” permet de créer un dossier pour classer ses e-mails.

Il est également possible de créer des dossiers sur plusieurs niveaux, en cliquant sur un dossier qui existe déjà (clic droit), puis “Créer un sous-dossier”.

Organiser ses e-mails dans Gmail avec les libellés

Dans Gmail, il est possible de créer des libellés à la place de dossiers (le principe est le même). Dans la colonne de gauche, en bas, cliquer sur “Créer un libellé”. Une fenêtre s’ouvre pour définir un nom. Il est possible de créer un libellé imbriqué (sous-dossier).

Ensuite… (Commun à toutes les plateformes)

Il suffit de cliquer sur la ligne d’un e-mail (sans relâcher) et de glisser jusqu’au dossier ou libellé désiré, puis de lâcher : l’e-mail se trouve maintenant dans le dossier.

Supprimer les e-mails inutiles

Prenez l’habitude de supprimer les e-mails inutiles et de faire le tri dans les dossiers régulièrement. Supprimez également le “Courrier indésirable” ou “Spam”, et les e-mails “Envoyés/Sent”.

Attention, vos e-mails sont toujours stockés dans la corbeille ! Pour les supprimer définitivement, en un seul clic : dans le dossier Corbeille de Outlook/Hotmail/…, cliquez sur “Vider le dossier”, dans Gmail, sur “Supprimer définitivement”.

Encore plus loin : envoyer des e-mails moins volumineux et diminuer ses impressions

L’envoi d’emails consomme de l’énergie, tout comme les e-mails conservés dans la boîte mail de vos destinataires, qui sont peut-être moins attentifs à ce genre de choses que vous ! Quelques astuces supplémentaires :

  • réduisez au maximum votre signature, surtout les images : le poids de vos e-mails sera réduit, et si quelqu’un imprime votre mail, il économisera peut-être une feuille,
  • évitez de transférer les pièces jointes à chaque fois et limitez leur nombre,
  • si vous devez vraiment imprimer un e-mail, cliquez sur “Répondre” et supprimez toutes les lignes inutiles avant de cliquer sur “Imprimer”, puis utiliser le moins d’encre et de papier possible,
  • dans tous les cas, si vous pouvez éviter d’envoyer un e-mail (par exemple, pour dire quelque chose au collègue à côté de vous), si vous pouvez limiter le nombre de destinataires, et éviter d’imprimer sur du papier, faites-le !

Trier et organiser les fichiers sur son ordinateur Windows

Plus un ordinateur est rempli de programmes et fichiers, plus il a besoin d’énergie pour fonctionner, plus il sera lent, et plus vite il vieillira ! Même si certains composants informatiques sont recyclables, la majeure partie finira à la décharge.

D’un point de vue personnel, dépenser de l’argent pour se racheter un PC alors qu’on aurait pu le garder encore quelques mois ou années, c’est dommage. Au quotidien, un ordinateur mal organisé fait perdre du temps, puisqu’il faut chercher plus longtemps. Et quant on ne retrouve pas ses fichiers, c’est une source de stress…

Il est donc important de nettoyer régulièrement son PC :

  • désinstaller (pas juste supprimer) les programmes que l’on utilise pas,
  • stocker un maximum de fichiers sur un périphérique de stockage externe (stick USB, disque dur…),
  • effacer les fichiers inutiles et vider la Corbeille régulièrement,
  • créer un système de classement intuitif et pratique pour ses fichiers et dossiers.

Désinstaller les programmes inutiles

Pour désinstaller les applications inutiles : rendez-vous dans le menu “Panneau de configuration”, puis “Programmes et fonctionnalités” : vous pouvez consulter la liste de toutes les applications installées et supprimer celles qui ne vous sont plus utiles (cliquer sur le nom, puis sur le bouton “Désinstaller”).
Note : les noms des menus peuvent varier sensiblement en fonction de la version que vous utilisez.

Si vous n’êtes pas sûr de ce à quoi sert le programme, faites une recherche sur Internet. A priori, il n’est pas possible de supprimer un programme vital à l’ordinateur depuis ce menu. En cas de doutes, adressez-vous toujours à un professionnel ou à quelqu’un qui s’y connaît en informatique.

Stocker ses fichiers sur un périphérique externe

Pour s’y retrouver, le mieux est de rassembler tous les fichiers similaires, soit dans un dossier, soit sur un périphérique dédié. Si vous stockez plusieurs types de fichiers sur le même support, créez des dossiers au nom évocateur (Clic droit, Nouveau, Dossier). Renommez également vos fichiers dans le même but (Clic droit sur le fichier, Renommer).

Une clé USB peut être pratique pour stocker de la musique (vous pouvez ensuite la brancher directement dans la voiture, sur votre chaîne hifi…). Si vous voulez rassembler tous vos fichiers au même endroit, la meilleure solution est le disque dur externe.

Un disque dur de 500 Go permet de stocker énormément de fichiers. Si vous gardez beaucoup de fichiers volumineux, tels que des photos haute définition, des vidéos (films, séries…), des fichiers graphiques, vous pourriez opter pour un disque de 1 To (2 x 500 Go). Pour éviter d’acheter un disque de trop grande capacité, faites le tri et ne gardez que le nécessaire. Vous pouvez également séparer sur plusieurs disques, ou acheter un nouveau disque quand le premier est presque plein.

La plupart des disques durs portables se branchent via un port USB et ne nécessitent aucune installation et aucune alimentation énergétique. Leur durée de vie est très longue (je possède les miens depuis plus de 10 ans). Si certains de vos fichiers sont très importants et ne peuvent être perdus, je vous conseille d’en faire une copie sur un second support (disque ou clé USB en fonction de la taille), que vous rangez à un endroit différent.

Quelle taille choisir ?

Pour vous donner une idée, sur mon disque externe, je stocke environ 55 Go de données, sur un total de 500 Go ! Cela comprend toutes mes photos numériques, des documents pour le travail, des manuels d’utilisation, mes e-mails stockés en pdf, des manuscrits, des cours (fichiers Word, PowerPoint et Pdf), des fichiers d’installation de programmes, des ebooks, de la musique (mp3), tous les documents à garder que j’ai pu numériser. Auparavant, je possédais également des films et séries au format numérique, qui étaient stockés sur ce support de 500 Go, et je n’ai jamais atteint la taille limite. Cependant, il est de plus en plus compliqué de trouver des disques de 500 Go (hormis des disques SSD, qui coûtent beaucoup plus cher actuellement et ne sont pas la meilleure solution pour des utilisations fréquentes).

Choisir une taille raisonnable force à sélectionner les documents qu’on garde, et donc à faire le tri : je pense que ça aide à rester organisé·e et à s’y retrouver.

De plus, les matières premières nécessaires à la fabrication de matériel informatique commencent à manquer, il est primordial ne pas sur-consommer et d’être responsable lorsqu’on en achète. Pensez au marché de seconde main quand c’est possible… cependant, pour un disque dur d’archivage, c’est un peu plus risqué. S’il s’agit d’un support SSD, il a un nombre d’utilisations limité (qui se chiffre quand même en dizaines ou centaines de milliers d’utilisations, donc normalement on ne l’atteint jamais, mais on ne sait jamais comment l’utilisateur·rice précédent·e s’est comporté·e avec ses affaires…), s’il s’agit un disque dur, le disque peut être rayé si la personne a manipulé le disque dur de manière un peu brusque pendant qu’il était en train de tourner.

Nettoyer ses fichiers et supprimer l’inutile

Stocker des fichiers dont on n’a pas besoin nécessite de la maintenance, fait perdre du temps lors de recherches, nécessite également un espace de stockage plus (trop) grand. Conservez uniquement ce qui vous est encore utile. N’oubliez pas de vider les dossiers de transition, comme le dossier “Téléchargements/Downloads” qui contient ce que vous avez téléchargé d’Internet, et dont vous n’avez peut-être plus besoin. Videz également la Corbeille régulièrement (Clic droit, Vider la corbeille).

Créer un système de classement pratique

On peut ranger son PC comme on range sa maison : soit on case ses affaires là où il y a de la place, sans trop y faire attention, et on se retrouve parfois à chercher pendant des heures, soit on organise son rangement.

Pas de tiroirs ici, mais des dossiers : créez des dossiers pratiques pour y ranger les fichiers que vous gardez sur votre PC, et n’hésitez pas à créer des sous-dossiers dans les dossiers. Moins vous avez de choses sous les yeux, plus vite vous trouverez ce que vous cherchez.

Sur le bureau (l’écran qui est affiché lorsqu’on allume son PC), créez des dossiers pour les fichiers que vous devez consulter très régulièrement. Sur Windows, il existe des dossiers par défaut : Mes Documents, Ma Musique, Mes Vidéos… Je vous conseille de créer des sous-dossiers dans ces dossiers-là pour le reste.

Petite astuce d’organisation : sur mon Bureau, j’ai des dossiers dédiés pour les fichiers temporaires :

  • un dossier “disque dur” où je classe tous les fichiers que je dois transférer son mon disque dur portable : cela m’évite de brancher mon disque à chaque fois que j’ai un petit truc à archiver,
  • un dossier “temporaire” où je classe les fichiers dont j’ai besoin immédiatement ou très bientôt, mais que je ne dois pas garder sur le long terme : c’est le cas des images que j’utilise pour illustrer mes articles de blog par exemple, ou de fichiers que je dois envoyer à quelqu’un mais que je n’ai pas besoin de conserver; je vide ce dossier environ toutes les semaines, ça me prend 10 secondes de cette manière.

Pour le reste, j’ai des dossiers “Travail”, “Perso”, “Blog”, “Ecole” dans Mes Documents, pour les fichiers dont je n’ai pas besoin tous les jours ni toutes les semaines, plusieurs dossiers thématiques dans Ma Musique, etc.

Trier et organiser son smartphone

Tout comme un ordinateur, un smartphone a besoin d’être nettoyé régulièrement. Plus il contient d’applications et fichiers, plus il sera lent, plus il vieillira mal. Et plus vous perdrez du temps à vous y retrouver ! De plus, le smartphone est une énorme source de distractions : autant supprimer tout ce qui ne sert à rien mais peut potentiellement nous faire perdre du temps.

Désinstallez les applications inutiles régulièrement : il suffit de garder son doigt quelques secondes sur l’application. Sur l’iPhone, une petite croix s’affiche pour supprimer l’application, sur Android, une option “Désinstaller” s’affiche.

Vous pouvez organiser vos applications dans des dossiers, comme sur un ordinateur. Si vous avez beaucoup d’applications (utiles !), classez-les par catégorie. Il suffit de garder son doigt dessus pendant quelques secondes, puis de glisser l’application (sans lâcher) sur une autre application pour créer un dossier. Ensuite, on peut glisser plus d’applications dans ce même dossier.

Pensez également à effacer régulièrement les fichiers téléchargés, les photos… Tout ce qui n’est pas utile au quotidien peut être stocké sur un disque dur externe, en branchant le téléphone au PC et en déplaçant les éléments sur le disque dur.

Désactivez les notifications dont vous n’avez pas besoin. Sur Android, dans Paramètres, Notifications, décochez tout ce que vous ne voulez pas recevoir. Sur iPhone, rendez-vous dans Réglages, Notifications.

Organiser son stockage sur le Cloud

Le stockage dans le Cloud consomme de la même manière que les e-mails. Il devrait être réservé à des fichiers auxquels on doit pouvoir accéder partout, tout le temps (avec une connexion Internet). S’il s’agit d’un fichier dont vous avez besoin à une occasion bien précise, transportez-le sur une clé USB. Une solution Cloud peut par contre s’avérer pratique lorsqu’il s’agit de partager des fichiers avec d’autres personnes, voire de travailler à distance sur un même fichier.

Le Cloud peut aussi servir d’espace de “back-up” (sauvegarde de sécurité au cas où vous perdriez tous vos supports physiques), mais souvenez-vous que tout ce qui se trouve sur Internet peut être la cible de vol d’informations : n’y stockez pas des données sensibles.

Certains services (sur PC, sur Internet, et sur votre smartphone) proposent de réaliser des sauvegardes automatiques sur un Cloud. Ne cochez jamais cette option s’ils ne s’agit pas de fichiers vraiment importants et dont vous avez besoin constamment. En particulier, ne le faites pas pour les photos sur votre smartphone ! Si vous avez coché l’option par mégarde, sur Android, dans Photos, cliquez sur les “…” verticaux en haut à droite, Paramètres, et désactivez la Synchronisation avec le cloud.

La logique d’utilisation reste la même que pour les autres systèmes vus précédemment : créer des dossiers pour classer ses fichiers, nettoyer régulièrement, garder seulement ce qui est utile.

Quels services Cloud utiliser ?

Pour les quelques fichiers que je dois stocker en ligne, mon service préféré est Dropbox, qui existe en version gratuite, bien suffisante pour un usage classique. Son utilisation est assez simple, il existe une version mobile, on peut facilement créer des dossiers, supprimer plusieurs fichiers à la fois…

Google Drive est une autre solution qui existe en formule gratuite et qui est très répandue. Je la trouve beaucoup moins intuitive et pratique que Dropbox, mais la capacité de la formule gratuite est grandement supérieure (15 Go contre 2,5 Go !).

Si vous avez par mégarde activé une synchronisation automatique (des photos par exemple) via votre smartphone Android, c’est là que vous allez retrouver vos fichiers. Si vous utilisez d’autres services Google, comme Google sheets/docs/classroom/slides… vos fichiers sont également stockés à cet endroit.

Autre point à considérer : c’est Google… et Google en sait déjà bien assez sur vous ! Personnellement je préfère me passer des services de Google quand c’est possible.

J’ai essayé d’être complète sans pour autant tomber dans le cours d’informatique de base (il me faudrait un site complet vu tout ce qu’il y a à dire) ni pousser trop loin, si certains points ont besoin d’éclaircissements, laissez un commentaire, je tenterai d’y répondre si c’est cohérent et possible !

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